Порядок дій керівника підприємства під час перевірки контролюючих органів

Як всім нам відомо, останні кілька місяців почастішали випадки раптових перевірок бізнесу зі сторони контролюючих органів. Від такої непередбачуваної перевірки жоден з нас не є застрахованим.

Є таке правило бізнесу, згідно з яким краще запобігти та бути готовим до всіх ситуацій, ніж по факту намагатись терміново її вирішувати.

З ціллю запобігання різноманітних стресових ситуацій, рекомендуємо Вам ознайомитись з короткою інструкцією – правилами, яку варто знати у випадку появи інспектора на порозі Вашого офісу.

Для початку варто познайомитись з особою, яка стукає у двері Вашого офісу. Саме для цього зверніть увагу на наступні пункти:

  1. Особи, які знаходяться в офісі, повинні бути проінформовані про порядок дій у разі перевірки. При появі контролюючих органів, працівники повинні негайно повідомити про це керівника підприємства або його заступника. Контролюючі органи зобов’язані проводити перевірки в присутності директора підприємства, його заступника або іншої уповноваженої ними особи, а тому, допускати інспекторів до перевірки, за відсутності уповноваженої особи підприємства, працівникам потрібно заборонити.
  2. Під час чи вже безпосередньо при проведенні перевірки рекомендовано скористатись правом «відеофіксації» та/або «аудіофіксації» процесу та повідомити про це інспектора.
  3. Перед початком розмови з інспектором необхідно попросити показати його службове посвідчення, що засвідчує особу та правовий статус. Відмова від надання посвідчення є підставою для недопуску контролюючих органів до перевірки.
  4. Зафіксувати надані посвідчення, зробивши копію, фото чи переписавши дані на папір. Після цього необхідно ознайомитись зі змістом наданих документів, звернувши увагу на назву органу, що видав службове посвідчення і термін його дії. Ваше право – зателефонувати до контролюючого органу, який направив інспектора на перевірку, та з’ясувати, чи дійсно особа є працівником даного органу.
  5. Скористатись правом на отримання від контролюючих органів наказу та направлення на перевірку. Представники контролюючих органів зобов’язані не тільки пред’явити оригінал направлення на перевірку, а й залишити Вам його копію. При податковій перевірці перевіряючі зобов’язані пред’явити не тільки направлення на проведення перевірки, а й наказ про його призначення.

Познайомившись з інспектором, слід дотримуватись наступного алгоритму дій.

По-перше, ознайомлюючись з направленням чи наказом на перевірку, зверніть увагу на наступні обов’язкові реквізити, які повинні міститись в документі:

  • дата видачі направлення;
  • орган державного нагляду, який його видав;
  • найменування підприємства або прізвище, ім’я, по-батькові фізичної особи-підприємця, перевірка якого здійснюється;
  • місцезнаходження (при податковій перевірці – також код ЄДРПОУ) підприємства або його відокремленого підрозділу;
  • прізвище, ім’я, по-батькові фізичної особи-підприємця, перевірка якого здійснюється;
  • номер і дата видачі наказу, на підставі якого здійснюється перевірка;
  • перелік посадових осіб, які беруть участь у перевірці із зазначенням їх посад, прізвищ, імен та по-батькові;
  • дата початку та дата закінчення перевірки (при податкових перевірках – тривалість перевірки);
  • тип перевірки (планова або позапланова);
  • вид перевірки (перевірка, ревізія, обстеження, огляд, інспектування тощо, при податкових перевірках: документальна або фактична);
  • підпис керівника (його заступника) та печатка контролюючого органу.

У разі відсутності в направлені та/або в наказі на перевірку вищевказаних відомостей та/або в разі невідповідності зазначених відомостей об’єктивним обставинам дійсності Ви маєте всі підстави для відмови в допуску представників контролюючих органів до перевірки.

По-друге, варто звернути увагу на те, що при візиті контролюючих органів з плановою перевіркою, слід перевірити наявність підприємства в план-графіку перевірок на поточний рік або поточний квартал (план-графік перевірок розміщений на сайті контролюючого органу).

Повідомлення про проведення такої перевірки направляється підприємству не пізніше, ніж за 10 днів до початку проведення перевірки. За відсутності вищевказаних даних, в допуску до перевірки можна відмовити.

По-третє, у разі проведення позапланової перевірки необхідно перевірити відповідність підстав, зазначених у направленні, вимогам закону. Також, в цьому випадку Ви маєте право запросити копії документів, що стали підставою для проведення перевірки (наприклад, копії скарг, на підставі яких було призначено перевірку). Копії таких документів представники контролюючих органів, як правило, зобов’язані надати (не стосується податкових та інших перевірок, зазначених вище). Ненадання таких документів є підставою для відмови в допуску інспектора до перевірки. .

Важливо: термін проведення планової перевірки, як правило, не може перевищувати 30 робочих днів для великих платників податків, щодо суб’єктів малого підприємництва – 10 робочих днів, для інших платників податків – 20 робочих днів. Термін проведення позапланової перевірки, згідно ПКУ, не може перевищувати 15 робочих днів для великих платників податків, щодо суб’єктів малого підприємництва – 5 робочих днів, для фізичних осіб-підприємців, які не мають найманих працівників – 3 робочі дні, для інших платників податків – 10 робочих днів.

А тепер перейдемо до суті допуску чи  відмови. Отже, у випадку виявлення вищевказаних недоліків чи невідповідностей у документах чи виникненні інших сумнівів у законності проведення перевірки, підприємство має повне право відмовити в допуску представників контролюючих органів до перевірки.

У цьому випадку представники контролюючих органів повинні скласти акт про відмову в допуску до перевірки. Крім того, вони мають право скласти адміністративний протокол на посадових осіб підприємства, які відмовили їм у перевірці, адміністративний протокол за фактом невиконання законних, з точки зору перевіряючих, вимог посадових осіб контролюючого органу.

Якщо представники контролюючих органів, незважаючи на відмову в допуску до перевірки, замість складання відповідних актів і протоколів, зроблять спроби силового проникнення на підприємство, варто негайно викликати поліцію. Також, в цьому випадку, варто зателефонувати за номером гарячої лінії відповідного контролюючого органу і розповісти про те, що трапилося.

Якщо ж було прийнято рішення про допуск перевіряючих до перевірки, то варто попросити їх розписатися в журналі реєстрації перевірок .

У випадку допущення до перевірки слід керуватись такими правилами. Для прикладу:

  • слід обережно показувати документи, які вимагаються перевіряючими, і не менш обережно відповідати на питання;
  • можна послатися на ст. 63 Конституції про право відмовитися від показань щодо себе та членів своєї сім’ї. Не забувати про «відео» та «аудіо» фіксацію;
  • не залишати інспектора наодинці. Всі питання та припущення повинні обговорюватись виключно в присутності керівника або уповноваженої ним особи;
  • інспектор не має права проводити огляд чи обшук приміщень, ящиків, сейфів, тощо;
  • результатом перевірки повинен бути відповідний Акт перевірки;
  • в останній день перевірки два примірники Акту повинні бути підписані представниками контролюючого органу, який проводив перевірку, та керівником підприємства або уповноваженою ним особою.

Звичайно вищевказаний порядок є досить загальним і потребує корегування в залежності від того, який саме контролюючий орган і з якого питання до Вас прийшов.

Пам’ятайте, Ви завжди можете скористатись правом викликати Вашого юриста, адвоката чи аудитора, який більш професійно зможе допомогти Вам впоратись з проведенням перевірки на Вашому підприємстві.